ما الذي تؤتمته أولًا: طريقة بسيطة للاختيار

الإجابة المختصرة

اختر العملية الأعلى في ثلاثة أمور: كم مرة تتكرر، وما مدى وضوح قواعدها، وكم يكلّفك تأخّرها. واترك النادر والغامض وغير المؤذي لوقت لاحق.

معظم الشركات تبدأ من المكان الخطأ. تؤتمت ما هو ممتع، أو ما تجعله أحدث أداة سهلًا، بدل ما تنتظره الشركة فعلًا كل يوم.

اكتب قائمة بالعمل لا بالأدوات

اكتب ما يفعله فريقك بتكرار في أسبوع عادي: الرد على الاستفسارات نفسها، نسخ الطلبات إلى نظام آخر، إرسال عروض الأسعار، تذكير العملاء، إعداد التقرير نفسه. ولا تذكر أي برنامج الآن.

وبجانب كل بند اكتب ثلاثة أشياء: كم مرة يحدث في الأسبوع تقريبًا، وهل يستطيع موظف جديد تنفيذه من ورقة تعليمات واحدة، وما الذي يسوء حين يتأخر.

الاختبارات الثلاثة

التكرار: ما يُنفَّذ مرات كثيرة في اليوم يعود بفائدته أسرع مما يُنفَّذ مرة في الشهر، مهما بدت المهمة الشهرية مزعجة.

الوضوح: إذا كان اثنان من موظفيك سيتعاملان مع الحالة نفسها بطريقتين مختلفتين، فالعملية ليست جاهزة للأتمتة. اتفقوا على القاعدة أولًا. الأتمتة تجعل العملية الواضحة سريعة، وتجعل العملية المرتبكة مرتبكة بسرعة.

تكلفة التأخير: استفسار يُجاب غدًا قد يكون عميلًا ضاع. أما تقرير يُسلَّم غدًا فهو في الغالب مجرد تقرير سُلِّم غدًا.

أكمل واحدة قبل أن تبدأ اثنتين

أتمت عملية واحدة من خطوتها الأولى إلى الأخيرة، ومن ضمنها ما يحدث عند الفشل. المسار الذي يعمل في اليوم الجيد ويتوقف بصمت في اليوم السيئ أسوأ من العمل اليدوي، لأن أحدًا لم يعد يراقبه.

وحين تعمل العملية الأولى أسابيع دون مفاجآت، تصبح الثانية أسهل: الربط مع أنظمتك موجود، وفريقك رأى ما الذي يتوقعه.